クリニックの予約確認電話の例文｜来院予定・変更希望・不在時の対応

本人につながった場合

「○○クリニックの受付です。ご予約の確認でお電話しました。［院内ルールに沿った本人確認］。明日○月○日○時のご予約について、ご予定に変更はございませんか。」

日時は日付と時刻をゆっくり伝えます。「明日」だけでなく日付も添えると、留守電を後日聞いた場合などの誤解を減らせます。本人確認前に診療内容を話さないよう、台本を区切ります。

予定どおり来院する場合

「ありがとうございます。○月○日○時にお待ちしております。［必要な持ち物や承認済みの案内］。変更が生じた場合は［窓口］へご連絡ください。」

持ち物や検査前の注意は、患者ごとに正しい内容が決まっている場合だけ案内します。診療に関わる情報をその場で推測して補わないようにします。

変更・取消を希望する場合

「承知しました。変更のご相談として承ります。［担当者へ転送／受付時間内に折り返し］いたします。」

その場で予約を変更できない場合は、変更が確定したように案内しません。希望日時を受けるだけなのか、元の予約を取り消すのかを明示します。折り返し先と対応期限を院内で共有してください。

本人以外・留守番電話の場合

詳細を伝えず、連絡可能な窓口を案内する文面を別に用意します。例：「○○クリニックです。ご連絡事項がありお電話しました。お手数ですが、受付時間内に［電話番号］へご連絡ください。」

院名を残すことも含め、本人の希望と院内方針に合わせます。留守電への伝言が残ったことだけで、来院意思を確認できた扱いにはしません。

自動音声にする場合の確認点

参加・変更希望を番号で受ける方式でも、無入力や途中切断を未確認として扱えるか確認します。変更希望は担当者が確認し、症状に関する質問は医療スタッフへ戻します。予約キャンセル対策とリマインドの仕組みから、電話後の処理まで整理してください。