【例文付き】クリニック事業者がリマインド連絡をするに当たって効果的なトークスクリプト作成のコツ

リマインド連絡の重要性

クリニックにおいて、顧客へのリマインド連絡は非常に重要です。キャンセル率を下げ、顧客との信頼関係を築くためには、リマインドの連絡が欠かせません。しかし、その連絡内容が属人化しないようにするためには、トークスクリプトの作成が必要です。

トークスクリプトは、リマインド連絡を行う際のガイドラインとして機能し、スタッフが一貫した情報を提供し、サービスの品質を保つのに役立ちます。これにより、顧客に対して均質な対応が可能となり、属人化を防ぐことができます。

トークスクリプトは「挨拶」「本題」「クロージング」の3つのセクションで構成されます。

電話に出た顧客に安心感を与えるために、明るく前向きな声で名乗りましょう。クリニック名と名前だけでなく、予約されているサービスについても改めて簡潔に説明します。

●●様のお電話でお間違いないでしょうか。お世話になっております。○○クリニックの××です。定期検診の予約日が近づいてまいりましたので、お知らせいたします。1〜2分お時間よろしいでしょうか。

電話の目的を明確にし、来院の確認を行います。丁寧な言葉遣いで、顧客の気分を害さないようにしましょう。

改めまして、定期検診の予約日が近づいておりますが、当日は予定通りご来院いただけますか。

次のステップを決定します。来院の同意を自然に促します。

A. 来院意向が確認できた場合ありがとうございます。当日のご来院をお待ちしております。
B. 来院が難しい場合ありがとうございます。ご来院が難しいとのことですが、いつ頃ならご都合がよろしいでしょうか。

この一言を添えることで、顧客に対する配慮や対応の柔軟さを示し、より良い印象を与えることができます。顧客が安心して連絡を取ることができる環境を整えることが大切です。

これにより、顧客とのコミュニケーションがスムーズになり、クリニックへの信頼感を高めることができます。

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●●様のお電話でお間違いないでしょうか。お世話になっております。○○（クリニック名）の××（名前）です。

この度は定期検診の予約日が近づいてまいりました。状況についてお伺いしたく、ただいま1〜2分ほどご都合いかがでしょうか。

改めまして、定期検診の予約日が近づいてまいりましたが、当日は予定通り来院いただけそうでしょうか。

-A.来院意向が確認できた場合- ご回答いただきありがとうございます。それでは当日のご来院をお待ちしております。

-B.来院が難しい場合- ご回答いただきありがとうございました。予約日のご来院は難しいとのことですが、いつ頃でしたらご来院可能でしょうか。

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いかがでしたでしょうか。ぜひ本記事を参考にオリジナルのトークスクリプトを作ってみてください。

また、クリニック業では架電内容だけでなく、架電の量も確保せねばならず、対象顧客への連絡に多大な工数がかかっているクリニックは少なくありません。

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