セミナーはリマインドメールで、参加率を向上させよう！

セミナーの参加率を向上させるためには、リマインドメールが重要です。リマインドメールとは、予定や期限が近づいていることを相手に知らせるメールのことです。セミナー開催前にリマインドメールを送ることで日時が近づいていることを知らせ、「申し込みしたことを忘れていた」ということを防ぎます。万が一予定を入れてしまっていても、事前に調整ができるため参加につなげられます。

セミナーリマインドメールを送る時の3つのポイント

リマインドメールは以下のポイントを押さえることで効果をより一層高め、セミナー参加率の向上が期待できます。

【1】送信は3回に分けて送付する

リマインドメールは、3回に分けて送るのがポイントです。タイミングは1週間前、前日、当日が目安です。まず1週間前にリマインドメールを送ることで、早々に申し込まれた方が忘れているということを防止できます。また前日や当日は午前9時ごろにリマインドメールを送ると、メールの開封率がよいため読んでもらえる確率も高まります。

【2】リマインドメールは予約配信設定にする

リマインドメールは予約配信の設定にしておくのがおすすめです。リマインドメールは3回に分けて送付するため、担当者の負担につながる懸念や送信を忘れてしまう可能性もあります。予約配信であれば負担やヒューマンエラーを防ぎ、指定した時間にリマインドメールが送られます。

【3】欠席連絡はメールとは別に受け付ける

セミナーの欠席連絡を受け付ける方法は、リマインドメールとは別にしておきましょう。専用のフォームを設けてURLをリマインドメールに記載しておくのがおすすめの方法です。リマインドメールに返信する形式にすると、参加者の手間になるうえに、開催者側も1件ずつ返信対応が発生します。一方、専用のフォームであればメール返信は不要となり、管理を簡素化できます。

セミナーリマインドメールに記載するべき内容

セミナーの参加率を向上させるためには、リマインドメールの内容も重要です。ここではリマインドメールに記載する内容をまとめて紹介します。

セミナータイトル

セミナータイトルをしっかりと記載しましょう。LPやチラシなどで告知したときと同じセミナータイトルであることが大切です。申し込みしたセミナーのメールであることがわからなければ、読まれない可能性もあります。またセミナータイトルは【○○セミナー】と、括弧でくくると強調できるため見落としにくくなります。

セミナーの開催日時

セミナーの開催日程と時間を正確に記載します。開催日時はメール本文に箇条書きにして、わかりやすく記載するのがポイントです。URLにアクセスしなければ開催日時がわからないということは避けましょう。メールを受け取った方が予定を再確認しやすく、リマインドメールの効果も高まります。

【例】

開催日：20○○年○月○日（○）

開催時間：○時○分〜○時○分（受付開始○時○分〜）

会場へのアクセス

オフラインセミナーの場合、会場へのアクセス情報はとても重要です。会場の住所や建物名はもちろん、最寄り駅の紹介や駅からの所要時間などを記載します。地図アプリのURLを記載しておくとよいでしょう。

【例】

開催場所：○○株式会社○階○○ホール

住所：東京都○○区～～

アクセス：○○駅○出口より徒歩○分

当日の持ち物

筆記用具や名刺など、当日の持ち物を記載します。セミナーによっては事前課題を出しているケースもありますが、参加者が準備をし忘れている可能性もあります。当日では準備が難しい場合でも1週間前からリマインドメールで知らせておくことで、時間に余裕を持って準備してもらえます。

欠席連絡、キャンセルの方法

セミナーに参加できなくなってしまった方のために、欠席連絡やキャンセルする方法を記載します。上述したとおりメールでの返信ではなく、専用のフォームを設けるのが管理・運用に効果的です。また欠席連絡をスムーズにできるようにしておくことで、無断欠席を防止する効果もあります。

開催者情報

最後にセミナーの開催者情報を記載しておきます。しっかりと運営されていることが伝わり、セミナーに対する信頼度が向上します。必ず記載しておきたい内容は以下のとおりです。

• 会社名

• 部署名

• 担当者名

• 電話番号

• メールアドレス

まとめ

セミナーを申し込んだことを忘れてしまって欠席するケースは少なくありません。せっかく集客を行っても欠席者が増えると参加率にも影響してしまいます。参加率を向上させるためにも、紹介したポイントを参考にしてリマインドメールを送付してみてください。