セミナーのリマインド配信設計｜送るタイミング・対象者・参加率の測り方

申込直後・開催前・当日の役割

申込直後は、受付が完了したことと予約内容を知らせます。開催前は、日時、会場、準備、変更方法を確認します。当日は、移動や入室にすぐ使える情報を短く伝えます。

毎回3通送る必要はありません。申込から開催までの期間が短い場合は重複を減らし、準備が必要なイベントでは余裕を持って案内します。文面はセミナーのメール例文を参照してください。

対象者の状態をそろえる

予約確定、確認済み、変更希望、キャンセル、連絡先不備を区別します。予約サービス、メール配信、電話確認で別々のリストを持つ場合は、どれを正しい状態とするか決めます。

配信予約の後に取り消しがあった場合も除外できるよう、対象確定の時点を決めてください。確認済みの人に同じ質問を繰り返すことや、キャンセル後も参加を促す連絡は避けます。

メールから電話へ切り替える条件

開封していないと見えることだけで、全員へ電話する必要はありません。予約枠の調整に参加意思が必要な場合など、電話で確認する理由を明確にします。SMSで参加URLを再案内する場合も、送信先と停止希望を反映します。

電話で「変更希望」を受けたら、誰がいつまでに連絡するかを決めます。回答を集める仕組みと、人が処理する仕組みは一緒に設計しましょう。

参加率の分母を固定する

参加率を比較するときは、参加人数を申込人数で割るのか、事前キャンセルを除いた確定人数で割るのかを決めます。どちらも参考になりますが、途中で分母を変えると改善したか判断できません。

集客経路や開催内容が異なる回をそのまま比べず、対象条件と配信内容を記録します。参加率だけでなく、事前キャンセルが分かった件数、問い合わせ、担当者の作業時間も確認します。

自動化を始める範囲

まずは一つのイベントで、対象の更新と結果の引き継ぎを試します。オトコルのリマインドでは、電話・SMSを組み合わせる方法を確認できます。前日確認の台本もあわせてご覧ください。