イベントやセミナーは、企業にとって新規顧客の獲得や既存顧客の満足度向上につなげられる重要な手段です。

しかし、イベントの告知を開始したものの、参加者がなかなか集まらずに悩む企業の担当者も少なくありません。

また、実際に集客ができた場合でも「当日の欠席者が多く、イベントの目的が達成できなかった」という事態を避けるために、申込者には適切なタイミングでリマインドを行うことが重要です。

本記事では、イベント・セミナーの集客課題やリマインドとして前日確認を行う重要性、申込者を参加につなげるためのポイントを解説していきます。

イベント・セミナーの集客課題

イベント・セミナーの実施にあたり、担当者が苦労する事柄の一つである「集客」。

昨今、オンライン・オフライン共に毎日多くのイベント・セミナーが開催されており、イベント間での参加者獲得の競争率が高まっています。

そんな中、多くの参加者を集客できるイベントがある一方で、集客に失敗してしまうイベントもあります。

ここでは、集客に失敗してしまうイベント・セミナーの特徴を見ていきます。

イベント・セミナーの内容とターゲットが合っていない

イベント・セミナーを開催する上で重要なのは、コンテンツ内容に合致したターゲットをしっかりと設定することです。 中にはターゲット設定が曖昧だったり、コンテンツありきのイベント・セミナーになってしまっていることも少なくありません。

そのため、まずはしっかりと市場をリサーチし、自社の商品やサービスがどのような層のニーズにマッチしているのか把握し、ターゲット化した上で実施することが大切です。

イベント・セミナーに参加して得られるベネフィットが不明確

イベントに参加することで、参加者が具体的にどのような利益が得られるのか曖昧な場合も、集客に失敗してしまう傾向があります。

イベントを告知する段階で、参加するとどんなメリットがあり、参加後にはどのような変化が期待できるのか、明確にして伝える必要があります。

告知して集客を始めるタイミングが遅い

告知したタイミングが例えば1〜2週間前だと、既に予定が入っている場合も多く、参加するためには予定を調整しなければなりません。

前もって予定に組み込んでもらうため、告知はイベント・セミナーのおよそ1ヵ月〜1ヵ月半前から始めるのが良いでしょう。

途中、スケジュールの兼ね合いでキャンセルをされる場合もありますが、1〜2週間前にはスケジュールを確定できる人が多くなり、おおよその参加人数の目処を立てやすくなるでしょう。

申込者へのリマインド不足

事前に一定数の申込があったものの、イベント当日になって欠席者が多く、想定とは異なる結果に終わってしまったというケースがあります。

この場合、本来は集客ができていたので、リマインドさえ行なっていればこのような事態を防ぐことができた可能性があります。

そこで、次の章では申込者にイベント・セミナーの参加リマインド、特に前日確認をする重要性について解説していきます。

イベント・セミナーの前日確認をする重要性

申込者は申し込んだ日から時間が経つと、申し込んだことを忘れてしまいがちです。

これは、特にイベントの告知を1ヶ月以上前から行い、早い段階で申し込みをしてくれた人に多い傾向があります。

想定していたよりも実際の参加者が少なく、イベントの目的が達成できなかったという結果にならないために、申込者には参加意思を思い出させ、参加に向けた誘導をすることが重要です。

また、特にイベントの前日に確認をすることで、参加する意思をよりはっきりと確認することができ、申込者が参加を迷っていたような場合には、参加を促す効果も期待ができます。

イベント・セミナーのリマインドをする方法

申込者に参加申込をリマインドする方法として、リマインドメールの送信があります。イベント内容について記載したメールを送り、申込者に開催日時や申し込みをした事実を思い出してもらう方法です。

しかし、メールを送ったとしても、他のメールに埋もれてしまったり、迷惑メールボックスに入ってしまったりして、申込者の確認が漏れてしまう恐れがあります。

そこで、確実にリマインドをするための方法として、前日に確認電話をする、もしくはリマインドメールを送って電話で確認を行うなどの方法があります。

しかし、日々の業務に追われ、イベント前日確認の電話発信までは手が回らないという場合も多いのではないでしょうか。

そこでおすすめなのが、オートコールシステムを活用することです。

オートコールシステムを活用したリマインド業務の効率化

オートコールシステムとは、あらかじめ録音した音声などを使って、指定した電話番号リストへ一斉発信できるシステムです。

これまでの架電業務では、オペレーターが一件一件発信をしていく方法が主流でした。

しかし、オートコールシステムを使うことで、人手をかけずに大量発信ができるため、イベント・セミナーのリマインド業務はもちろん、アフターコールやアンケート調査まで様々な場面で活用ができます。

そんなオートコールシステムを導入するメリットとして、以下の3つが挙げられます。

架電業務の効率化

オペレーターによる人力の発信では、架電できる件数が限られていますが、オートコールを利用すれば複数の顧客へ自動で発信し、大量架電することが可能です。

また、発信日時を自由に設定することで、在宅率の高い時間帯に一気に架電でき、応答を待つ時間や通話時間も減るため、架電業務を効率化することができます。

人件費や教育費の削減

オートコールを使えば、オペレーターを採用する必要がなくなり、人件費を抑えることができます。

また、オートコールは、あらかじめ設定した内容で発信するため、誰に対しても同じ内容で電話をかけられ、一定のサービス品質を保つことができます。 従来必要だったマニュアル作成や指導などの教育コストを減らし、オペレーターのスキルに依存しない架電業務が実現可能です。

通話者へのより確実なメッセージの伝達

メールを送信しただけでは、実際に申込者に読んでもらえたかどうかわかりませんが、オートコールは一件一件発信してメッセージを伝達し、不在の場合には着信履歴を残すことができます。

また、電話にはすぐに反応をした方がいいと考える人もいるため、電話をすることですぐにその場でメッセージを伝えることが可能です。

以上のように、オートコールシステムを使うことで、人力で行なっていた架電業務を効率化できるだけでなく、メッセージをより確実に伝えることができ、通話者の次のアクションにつなげることができます。

オートコールシステムは、申込者にイベント・セミナーの参加確認を行い、当日の参加を促すためのツールとして、有効な手段と言えるでしょう。

効率的に前日確認ができる電話自動発信ツール「オトコル」

最後に、オートコールシステムの中でも、シンプルでわかりやすい機能を装備し、1時間で5000件の大量自動架電が可能なサービス「オトコル」を紹介します。

オトコルは自由度の高いシナリオ設計で、伝えたい内容に応じてカスタマイズして発信し、申込者にイベント・セミナーの前日確認をすることが可能です。

オトコルの使い方は簡単で、以下の手順で自動発信業務を行うことができます。

①録音 or 音声入力

録音したメッセージをアップロードしてオトコルに登録します。

直感的な操作で簡単に操作は完了します。入力したテキストをシステムが読み上げることも可能です。

②アップロード

登録した音声を再生したい順番にセットします。

番号入力によるご案内内容の分岐も自由に行えます。また、ショートメッセージ（SMS）の送信、指定の番号への転送も可能。様々なスクリプトに柔軟に対応します。

③自動発信

作成したスクリプトを発信します。

発信ターゲットと開始時間を設定するだけで発信の設定は完了します。設定の所要時間はおよそ1分です。

そのほか、直接人との会話が必要な場合にはオペレーターへ転送する機能や、不在だった人には再架電する機能も装備。

さらに、24時間受電可能な設定にすることで、折り返しかかってきた電話への対応もでき、お客様との接点を逃しません。

このようにオトコルは、架電業務をシンプルに、より効率的に遂行できる電話自動発信ツールとなっています。

まとめ

オトコルに架電業務を任せることで、短時間で申込者に前日確認ができるだけではなく、人が本来注力すべきだった他の業務に時間や労力を割くことも可能です。

オトコルを使ってイベント・セミナーの申込者へ前日確認をする場合には、伝達したい内容を録音し、自動発信の設定をするだけで、簡単にリマインド業務が行えます。

イベント・セミナーでより多くの人との接触機会を増やし、売り上げアップにつなげるためにも、オトコルを活用してみませんか？