ビジネスシーンにおけるリマインドメールとは？

ビジネスシーンにおけるリマインドメールとは、すでに連絡している内容を改めてメールで通知することです。業務の進捗状況や期日の確認、約束を思い出してもらうことが目的です。 会議や商談などの日程を調整していても、相手がうっかりして忘れてしまっているということはよく起こり得ます。そこでリマインドメールを送っておくことで、もし別の予定を入れてしまっていても、スケジュールを再調整してもらいやすくなるのです。 予定どおりのスケジュール進行につなげるためにも、ビジネスシーンにおいてリマインドメールは不可欠です。

ビジネスシーンにおけるリマインドメールの活用方法

以下のようなビジネスシーンでは、リマインドメールを活用するのがおすすめです。

アポイントメントの前

取引先とのアポイントは、事前にリマインドメールを送っておくと安心です。予定もれや食い違いを防げます。

出欠の事前確認

イベントなどの出欠確認を事前に行うために、リマインドメールを送ります。出席者がリマインドメールを確認することで、イベント情報を自分で調べなくてもすむため、サポートする観点からも送ると良いでしょう。

提出物の締め切りの前

会議の資料などを提出してもらう期日が迫ったときに、未提出者に催促する意味も含めてリマインドメールを送りましょう。提出の遅延を防いで、業務を円滑に進めることができます。

ビジネスシーンにおけるリマインドメールのポイント

リマインドメールを作成する際は、以下のポイントを押さえておきましょう。

件名には「リマインド」と入れない

リマインドメールの件名には、「リマインド」の文字は入れないようにしましょう。リマインドは、相手に「思い出させる」という意味があり、人によっては不快な気分にさせてしまうことがあります。「○○会議の確認」や「○○の予定について」など、リマインドを避けた表現にしましょう。

丁寧な文面を心がける

リマインドメールは、一歩間違えれば相手に不快感を与えてしまう恐れがあります。こちらの事情や主張を押し付けることなく、相手に配慮した内容と丁寧な文面であることが大切です。「お忙しいところ恐れ入りますが」「念のため確認です」など、柔らかい表現を意識すると良いでしょう。

BCC送信は避ける

リマインドメールは多数に送るケースもあるため、BCCで一斉送信しようと考えるかもしれません。しかしBCC送信は情報漏洩のリスクがあるうえ、大量のメールを一斉送信することで迷惑メールと判断されたり配信が遅延したりする可能性もあります。 また顧客や目上の方に対してBCC送信すると、失礼な印象を与える場合もあるため避けましょう。

ビジネスシーンで役立つリマインドメールの文例

ビジネスシーンでのリマインドメールの例を、ケース別にそれぞれ紹介します。

【アポイントメントの前の場合】

いつも大変お世話になっております。 〇〇株式会社、〇〇部の〇〇です。 〇月〇日の打ち合わせについて、日にちが近づいて参りましたので改めてご連絡いたしました。 ーーーーーーーーーーーー 日時：〇月〇日（〇曜日）〇〇時～ 場所：〇〇 ーーーーーーーーーーーー ご多用の中お時間をいただき、誠にありがとうございます。 当日はどうぞよろしくお願いいたします。

【出欠の事前確認の場合】

お疲れさまでございます。 ○○部の○○です。 先日お知らせしました社内の食事イベントがいよいよ明日となりました。 参加予定の方に改めて、日時と場所をご連絡いたします。 ーーーーーーーーーーーー 日時：〇月〇日（〇曜日）〇〇時～ 場所：〇〇会場（詳細はこちらのURLをご確認ください） 会費：〇〇円 当日の連絡先：〇〇携帯（090-〇〇〇〇-〇〇〇〇） ーーーーーーーーーーーー 都合が悪くなった場合は、〇〇の携帯までご連絡をお願いします。 それでは当日はよろしくお願いいたします。

【提出物の締め切り前】

平素より大変お世話になっております。 〇〇株式会社、〇〇部の〇〇です。 かねてよりお願いしておりました「〇〇書類」のご提出に関しまして、ご尽力いただき誠にありがとうございます。 ご提出の期日が近づいて参りましたので、改めて提出期日と方法についてご連絡いたします。 ーーーーーーーーーーーー 期日：〇月〇日（〇曜日）〇〇時 提出方法：このメールに返信し、書類の添付をお願いいたします。 ーーーーーーーーーーーー 本メールと行き違いですでにご提出いただいた場合は、何卒ご容赦ください。 また何か不明点やお困りごとがありましたら、いつでもご連絡をお待ちしております。 ご多用の中、大変恐れ入りますが、ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。

まとめ

リマインドメールをうまく活用することで、「約束や提出期日を忘れてしまっていた」ということを防止でき、スケジュール管理もスムーズになります。ただし、少しの表現の違いで相手に不快感を与えてしまう可能性もあるため、今回紹介した例文をぜひ活用してみてください。