就活イベントにリマインドメールを活用するメリット

就活イベントには企業説明会や面接対策、学生同士の交流会など、さまざまな種類があります。これらの就活イベントに、参加予定の学生にリマインドメールを送ることで、以下のようなメリットがあります。

• 就活イベント参加への感謝を伝えられる

• イベント内容を再確認してもらえる

• 参加予約のうっかり忘れを防止できる

リマインドメールを送付することで、就活イベント当日になって「忘れてしまっていた」「日時や場所を間違えていた」ということがなくなり、学生の無断欠席や直前キャンセルなどを防止できます。

就活イベントに使えるリマインドメール文例

【リマインドメール例】

就活イベントのリマインドメールの作成ポイント

上記のリマインドメールの作成例を踏まえて、ポイントを紹介します。

ひと目で内容がわかる件名にする

リマインドメールの件名は、内容がすぐにわかるように作成します。「イベント名・日付・予約の確認」などの文言を入れておくと、ひと目でなんのメールか把握してもらえます。反対に件名がわかりにくいと、開封されずに埋もれてしまう恐れがあります。 また件名にカッコや記号を使うと、視覚的にも強調されるため効果的です。たとえば「【ご予約の確認】〇〇就活イベント　〇／〇開催」とすれば、ほかのメールよりも目立たせられます。

本文は簡潔にまとめる

本文は簡潔にまとめるのが作成のポイントです。就活イベントの要点だけを記載し、短くわかりやすい内容を意識します。また、文章が短くても全体に余白がなければ、読みにくくなります。本文には改行や空白行を入れて、全体をパッと見やすくしましょう。 とくに就活イベントの日時やアクセスなどの重要な内容は、区切り線を入れて目立つようにし、箇条書きにしておくと視認度があがるでしょう。 もしも伝える情報が多くて簡潔にまとめられない場合は、URLを記載するのも有効な方法です。イベントの詳細やアクセス方法、キャンセルポリシーなどは、詳細のページに誘導しておくのがおすすめです。

正しい敬語を使う

当たり前のことですが、正しい敬語を使うことも大切なポイントです。学生は社会人の準備として、正しい言葉遣いで頑張ってメールを作成しています。企業側がしっかりと正しい敬語を使って、メールのやり取りをするのは基本のことです。 また敬語のなかにも、丁寧語・尊敬語・謙譲語があり、使い方によって学生が抱く印象は異なります。ビジネスレベルの敬語を使えばしっかりとした印象になり、柔らかい敬語であれば親しみやすい印象になります。たとえば企業説明会であればビジネスメールを意識する、学生同士の交流会であれば親しみやすさを意識するなど、シーンにあわせた使い分けも大切です。

文章に誤りがないかを確認する

メールを作成したら、最後に文章をチェックしましょう。誤字脱字がないかはもちろん、就活イベント情報に誤りがないか入念に確認します。もしも開催日程やアクセス方法などに誤りがあった場合、イベント当日に大きな混乱を招くことになります。スムーズに就活イベントを開催できないうえに、企業に対する学生からの不信感につながりかねません。基本的なことですが、慎重に確認することが大切です。

適切なタイミングで送信する

リマインドメールは、送るタイミングも大切です。たとえば就活イベントの予約に対し、受付完了を通知する内容であれば、できる限り早いタイミングで送ります。送信が遅れると、学生を不安な気持ちにさせてしまうからです。 そしてイベントのリマインドメールは、2〜3日前に送ります。前日や当日だとメールに気づいてもらえないケースや、別の予定を入れて調整が難しい事態などが起こり得ます。余裕を持って数日前にリマインドメールを送ることで、就活イベントへのスムーズな参加を促せます。

まとめ

リマインドメールを送ることで、「就活イベントに学生が来ない」ということを防止し、スムーズなイベント開催と出席率の向上につながります。無断欠席や直前キャンセルが多い場合は、今回紹介したポイントを押さえてリマインドメールを送付してみましょう。