株式会社シンフォニカルは、「ブランディング」と「デジタル」の側面から医療分野の成長・発展を支援する「メディカルブランディングカンパニー」です。
今回オトコルを導入していただいたのは、情報発信および患者・医院のマッチング支援を担っているメディア事業部。主要サービスである「歯科タウン」は、20年以上続く歯科医院の検索・予約サイトで、掲載歯科医院数は全国約68,000件にも上ります。
メディア運用の担当者で、新卒入社からグループ会社一筋の林さんに、オトコル導入のきっかけや運用方法、成果などについて伺いました。
人力で毎日300件の架電をしていた
――元々抱えていた架電業務の課題についてお聞かせください。
当社では、「歯科タウン」で患者様から予約リクエストがあった際、患者情報をFAXかメールで歯科医院様に送信して、その上で、情報が受信されたかを医院様ごとに電話確認しています。
ありがたいことにサービス経由の予約件数が増えていて、電話確認が人力では難しくなっていたので、架電業務をなんとか自動化できないか悩んでいたんです。
――人が架電した場合、「そういえばあの件は……」というように、本来の目的以外の話題に発展することも多そうです。
それも課題の一つでした。
当社全体としては、ホームページの制作・運用で契約いただいている医院様、それに紐づいて歯科タウンの予約システムを契約いただいている医院様、など複数の契約があります。
ですから、予約確認の電話をしたらサイトの修正依頼があったりと、他部署が担当する業務についてご相談をいただくことがあって。オトコル導入後は、本来の目的だけで架電を完結させられています。
――オトコル導入前の架電量は？
人力で毎日約300件架電していました。患者情報の送信から電話確認までを一つのフローとすると、それに1日5時間はかけていましたね。
操作が簡単で、初めてでも導入しやすかった
――「オトコル」を知ったきっかけについて教えてください。
ちょうど架電業務に課題を感じ始めていたときに、当社代表の澤田が広告で見つけました。
――導入した「決め手」を伺えますか。
管理画面がシンプルで操作性が高いことです。それでいて、費用がリーズナブルであることが導入の後押しになりました。
当社では有人の架電スタイルを20年も続けてきたので、いきなり全ての業務を自動電話に置き換えるのは少し不安だったんですが、3ヶ月の検証の後、本格的に運用することになりました。
――オトコルの導入によって、「1日5時間」の架電時間は短縮されましたか？
はい。1日あたりの架電時間を20％削減することができていて、5時間かかっていた架電業務が4時間ほどになりました。まだオトコルをご案内できていない歯科医院様もありますし、最終的に1.5時間の削減を目指しています。
――その他にも成果があればお聞かせください。
架電業務の工数が減ったので、その分の時間を他の業務に当てられるようになりました。企業として重要な「コア業務」にリソースを割けるようになって、全体の生産性が向上しています。
1か月前からの周知でお客様にスムーズに浸透
――導入のきっかけは「使いやすさ」でしたが、実際に使ってみていかがでしょうか？
最初に抱いた所感とギャップはなくて、やはり使いやすいです。スタッフもすぐに慣れていました。
――オトコルの導入について、不安はありませんでしたか？
オトコルを操作するのはパートのスタッフさんが中心なのですが、最初は不安があったようです。
しかし現在は、「1日に何百件も架電していたのが数十件レベルに減って嬉しい。あのまま続けるのは無理があったよね」という声があがっています。
――受電した歯科医院様から、自動音声に対する不満や不安はありませんでしたか？
ありませんでした。
実は、オトコル導入にあたっての一番の悩みが、「今の丁寧なサービスに対する満足度を下げたくない」という点だったんです。
そこで、架電システムを導入する旨を1か月前から周知して、「問題があったら気兼ねなく仰ってくださいね」と各歯科医院様にお伝えしました。結果的に、満足度を下げることなくオトコルを導入・運用できています。
「健口美」を人々の暮らしの中に
――メディア事業部としての事業への思いをお聞かせください。
近年、オーラルケア市場がどんどん成長しています。国が令和7年度を目安に「国民皆歯科健診制度」を導入する方針を出したことも重なって、今後、この市場はますます注目されるはずです。
一方で、日本では、定期検診に行っている方が諸外国に比べて少ない現状があります。
適切な情報発信を通して、「健口美」をより身近に感じていただく。そして、自分に合った歯科医院に気軽に行けるよう、より充実した予約システムを提供することが、メディア事業部としての役割だと思っています。
――最後に、これからの展望について伺えますか。
当社の歯科メディア、特に「歯科タウン」は親会社であるブランディングテクノロジーの創業時から20年以上も続いてきたメディアなので、これからも大切に運営したいと思っています。
また、最近はWeb予約サービスを導入する医院様が増えていて、当社ではそのニーズに応えるために、LINEから予約できるサービスを始めました。その導入を拡大して、医院様と患者様のベストマッチングを実現できるような仕組みをさらに充実させていきたいです。
■インタビューにご協力いただいた企業
本社所在地：東京都渋谷区南平台町15-13帝都渋谷ビル4F
主なサービス：メディカルブランディング事業、ブランド浸透事業、メディア事業
